Hvordan redigerer jeg mine kontrakter?

Denne guide viser dig, hvordan du redigerer følgende fire typer kontrakter:

1. Abonnement fast pris
2. Abonnement variabel pris
3. Frokostkontrakt
4. Engangsopgave.

Ved at holde dine kontrakter opdaterede sikrer du korrekt betaling og nøjagtig bogføring.

Abonnement fast pris

Faste abonnement kontrakter bruges til services, hvor mængden og frekvensen er konstant. Det kan for eksempel være rengøring eller vinduespudsning, hvor der bliver regnet en samlet månedlig pris.

Abonnement fast pris: sådan ændrer du frekvensen

Du kan ændre frekvensen på faste abonnement kontakter. For eksempel har du mulighed for at tilføje eller fjerne en eller flere dage. Dette gøres på følgende måde:

1. Gå til fanen 'Opgaver'.
2. Vælg den relevante kontrakt.
3. Klik på 'Opdater kontrakt'.
4. Under 'Kalender' kan du ændre betingelserne for, hvor ofte levering finder sted.
5. Tryk på 'Gem tilbud" i bunden af kontrakten.
6. Kontrakten er nu opdateret, og kunden får automatisk besked.

Abonnement fast pris: sådan ændrer du pris eller mængde

1. Naviger til fanen 'Opgaver'.
2. Vælg den relevante kontrakt.
3. Klik på 'Opdater kontrakt'.
4. Under 'Produkt' kan du vælge at ændre antal og pris.
5. Tryk på 'Gem tilbud' i bunden af kontrakten.
6. Vær opmærksom på, at hvis du ændrer antal eller pris på en kontrakt i en igangværende måned, vil prisen på kontrakten blive opdateret for hele måneden. Her er et eksempel:

Eksempel på ændring af fast abonnement kontrakt i et igangværende måned

1. Oprindelig aftale: 1x rengøring hver uge til en kunde for 1.000 kr. om ugen, hvilket betyder en månedlig omkostning på 5.000 kr.

   Ændring af aftale midt i måneden: To uger ind i måneden, ønsker kunden at ændre aftalen til 2x rengøring om ugen, hvilket fordobler den ugentlige pris til 2.000 kr.

   Beregning af ny månedlig pris: Den nye månedlige pris på kontrakten bliver derfor 8.000 kr. (2.000 kr. x 4 uger).

   Problem med den delvise måned: I den aktuelle måned har kunden kun modtaget 2x rengøring de første to uger og vil modtage 4x rengøring frugtkurve i de sidste to uger.

   Korrekt beregning af prisen for den aktuelle måned:

   • Første to uger: 2 x 1.000 kr. = 2.000 kr. (for 1x rengøring om ugen).
   • Sidste to uger: 2 x 2.000 kr. = 4.000 kr. (for 2x rengøring om ugen).
   • Samlet pris for måneden: 2.000 kr. + 4.000 kr. = 6.000 kr.
2. Oprettelse af kreditnota: Da den oprindelige beregning var 8.000 kr., men den faktiske pris kun er 6.000 kr., skal der udstedes en kreditnota på 2.000 kr. (8.000 kr. - 6.000 kr.) for at justere for den overfakturerede mængde.

Sådan opretter du en kreditnota

1. Klik på "Se og rediger" inde på kontraktens side.
2. Klik på "Tilføj ny ordre".
3. Under 'Ordre titel', indtast "Kreditnota".
4. Opret et produkt, og skriv "-1" i feltet for antal (skriv først tallet og så - foran)
5. Vælg 'stk.' som enhed.
6. Under 'Pris', angiv det beløb, som kontrakten er overbetalt med (i det nævnte eksempel 4.000 kr.).
7. Tryk på 'Opret', når du er færdig. Overbetalingen på kontrakten vil herefter være udlignet.

Abonnement fast pris: sådan tilføjer du en ekstra engangsopgave

Ønsker din kunde at modtage en ekstra engangsopgave (f.eks. ekstra toiletpapir) i forbindelse med en fast abonnement kontrakt, kan du nemt tilføje ordren uden at redigere i den faste kontrakt.

1. Naviger til fanen 'Opgaver'.
2. Vælg den relevante kontrakt, hvor du ønsker at tilføje en engangsopgave.
3. Klik på 'Se og rediger'.
4. Klik på 'Tilføj ny ordre'.
5. Indtast ordredetaljerne og klik på 'Opret'.

Der vil nu være tilføjet en ny ordre til kunden, men ordren vil være en engangsordre og gentager sig ikke automatisk næste måned.

Abonnement fleksibel pris

På en fleksibel abonnement kontrakt har du mulighed for at redigere prisen og mængden, tilføje ekstra ordrelinjer eller endda oprette en helt ny ordre. Du kan også inkludere en engangsopgave, hvis for eksempel en kunde har anmodet om en ekstra hovedrengøring eller noget lignende.

Abonnement fleksibel pris: sådan opdaterer du antal og pris

1. Naviger til fanen "opgaver"
2. Klik på den kontrakt du vil ændre
3. Klik på opdater kontrakt
4. Under produkt kan vælge at ændre antal og pris
5. Du kan også tilføje en helt ny ordre på kontrakten ved at klikke 'Tilføj planlagt ordre'
6. Tryk gem tilbud i bunden af kontrakten

Abonnement fleksibel pris: sådan tilføjer du en engangsopgave

Hvis du har indgået en aftale om at udføre en enkeltstående opgave i forbindelse med en fleksibel abonnement kontrakt, skal du oprette opgaven på følgende måde:

1. Naviger til fanen 'opgaver'
2. Klik på den kontrakt, hvor du vil oprette en ekstra engangsopgave
3. Klik på 'Se og rediger'
4. Klik på "'Tilføj ny ordre'
5. Indtast ordredetaljer og klik 'opret'

Frokostkontrakt

Frokostkontrakten er, som navnet antyder, den kontrakt, du bruger til at oprette en frokostaftale med en kunde.

Frokostkontrakt: sådan retter du i antal kuverter efter deadline

1. Naviger til fanen 'Opgaver'.
2. Klik på den frokostkontrakt, du vil redigere.
3. Klik på 'Se og rediger'.
4. Vælg den dag for frokostordningen, du gerne vil redigere.
5. Klik på 'Rediger ordre'.
6. Vælg det produkt, hvor du vil redigere antallet. Husk, at du ikke kan redigere prisen, da det er en fast kontrakt.
7. Klik på 'Gem ændringer', når du er tilfreds.

Frokostkontrakt: sådan tilføjer du ekstra salg i forbindelse med en engangsopgave

Har du aftalt med din kunde at levere en ekstra ordre sammen med frokosten en dag, det kunne f.eks. være ekstra kage eller andet, så kan du nemt tilføje en engangsopgave til kontrakten på følgende måde:

1. Naviger til fanen 'opgaver'
2. Vælg den kontrakt, hvor du vil oprette en ekstra engangsopgave
3. Klik på 'Se og rediger'
4. Klik på 'tilføj ny ordre'
5. Indtast ordredetaljer og klik 'opret'

Frokostkontrakt: sådan retter du kuvertpris

Hvis du har ændret dine priser, skal du sørge for at tilpasse dine tidligere kontrakter, så de afspejler de nye priser. Dette kan gøres på følgende måde:

1. Naviger til fanen 'opgaver'
2. Vælg den relevante frokostkontrakt
3. Klik på 'kontrakt'
4. Klik på 'Opdater kontrakt'
5. Under afsnittet 'Madvalg' kan du redigere stk. prisen
6. Husk at gemme når du er færdig

Engangsopgave kontrakt

Hvis du har oprettet en enkeltstående opgave og nu har brug for at foretage ændringer i den, kan du se nedenfor, hvordan du skal gøre det:

1. Naviger til fanen "opgaver"
2. Vælg den relevante engangsopgave.
3. Klik på 'kontrakt'
4. Inde på kontrakten kan du ændre i varelinjer, slette varerlinjer eller tilføje nye
5. Når du er tilfreds trykker du 'Gem' og kontrakten er opdateret.