Kontrakter

Denne guide giver dig en gennemgang af, hvordan du som leverandør opretter en ny kontrakt, der kan sendes til kunder, når de forespørger på et tilbud.

Formålet med guiden er at give dig et overblik over de kontrakttyper, der findes og samtidig fungere som et opslagsværk til, hvordan du opretter den enkelte kontrakt.

1. Ny kundeforespørgsel 🆕

Når du som partner logger ind, vil du under dine opgaver, finde kundeforespørgsler. Både de forespørgsler, der er aktive og dem, du har mulighed for at afgive tilbud på.

Når du giver tilbud på en opgave, skal du vælge en af de to mulige kontrakttyper:

• Abonnement
• Engangsopgave

Du skal nu vælge, hvilken af de to typer, der passer til den service, du giver tilbud på. Typisk bruges Abonnement til services, som er løbende, såsom frokostordning, planteservice, rengøring eller kaffeløsning. Engangsopgave er derimod services, som kunden bruger en enkelt gang. Det kan for eksempel være VVS'er, piccolineservice eller flytning.

Herunder finder du en detaljeret gennemgang af hver kontrakttype.

1.1. Abonnement 🧾

Når du vælger kontrakttypen Abonnement, skal du vælge den prismodel, som skal bruges, når kunden faktureres. Der er to mulige prismodeller, nemlig fleksibel pris eller fast pris, som billedet herunder viser.

Fleksibel pris

Fleksibel pris bruges, når frekvensen og mængden på en ydelse ændrer sig fra måned til måned. Det kan for eksempel være frokost, hvor der er behov for 50 kuverter i lige uger, men 65 kuverter i ulige uger. Vi går mere detaljeret ind i prismodellen nedenfor.

Fast pris

Fast pris bruges til services, hvor mængden og frekvensen er mere eller mindre konstant. Det kan for eksempel være rengøring eller vinduespudsning, hvor der bliver regnet en samlet månedlig pris. Læs videre for at få en gennemgang af, hvordan du opretter kontrakter med denne prismodel.

1.1.1. Fleksibel pris 💸

Som en ny ting kan du som partner oprette en kontrakt, hvor prismodellen er baseret på Fleksibel pris. Helt konkret betyder det, at du som partner kan tilføje ordrer, hvor mængden og frekvensen ikke er den samme fra uge til uge. Dermed betaler kunden kun for det, de modtager hver måned, og det bliver nemmere for dig som partner at lave kontrakter med varierende ordre skemaer.

For at illustrere, hvordan Fleksibel Pris er en fordel, kommer der her et eksempel:

Sådan opretter du en kontrakt med et Fleksibel pris abonnement

1) Allerførst skal du vælge prismodellen Fleksibel pris, når du har valgt Abonnement.

2) Herefter vælger du en startdato, for hvornår servicen påbegyndes og en eventuelt slutdato. Slutdatoen er valgfri, og hvis den efterlades tom, løber servicen indtil, den annulleres.

3) Som næste step skal du skrive en titel på ordren, fx. "Frugtkurv". Du kan også navngive ordren mere specifikt, hvis du laver flere ordrer med varierende intervaller, indhold eller begge dele: fx. "Frugtkurv Tirsdage" eller "Frugtkurv: Bananer".

4) Nu skal du vælge den første dato for levering, eller hvornår kontrakten skal gælde fra. Og dernæst hvor ofte leveringen skal forekomme. Datoreglerne hænger sammen med prisudregningen. Det betyder altså, at dit valg har direkte indflydelse på den samlede ordre og pris, og du skal derfor være opmærksom på, hvad du taster ind.

5) Du har mulighed for at vælge hyppigheden af en levering (1 gang, 2 gange eller mere) samt frekvensen af en levering (dagligt, ugentligt eller månedligt). Du kan derfor frit vælge, om du for eksempel vil skrive 1 gang hver 14. dag, 2 gange hver måned eller 1 gang hver 2. uge, selvom det i bund og grund betyder det sammen. På den måde kan du lave et interval, hvor pris og levering hænger bedst sammen.

6) For hver ordrelinje skal du skrive varenavn, mængde og pris. Du kan selv bestemme, om enheden skal være pr. stk., pr. time eller pr. kg. På den måde har du mulighed for at tilpasse ordrelinjen til din prisliste.

7) Hvis du ønsker at tilføje flere ordre eller ydelser, gør du det ved at klikke på Tilføj planlagt ordre under den første ordre, hvorefter en lignende sektion med ordretitel, datovælger og interval vil dukke op. Hver del af ordren kan på den måde have hver sin frekvens og være baseret på forskellige enheder. Den samlede pris bliver regnet for dig.

8) Når du har gemt og sendt ordren, får du et samlet overblik over dem alle sammen. Det bliver vist for kunden på samme måde, så de nemt kan se, hvad hver enkelt ordre består af.

1.1.2. Fast pris 🔒

Når du vælger kontrakttypen abonnement med Fast Pris, vil det hver måned være samme pris, kunden bliver faktureret. Ved ydelser, hvor intervallet og mængden er mere eller mindre det samme fra uge til uge, er det en nem og overskuelig måde at beregne og præsentere prisen for kunden. Her er et lille eksempel:

Sådan opretter du en kontrakt med et Fast pris abonnement

1) Allerførst skal du vælge prismodellen Fast pris, når du har valgt Abonnement.

2) Herefter vælger du en startdato, for hvornår servicen påbegyndes og en eventuelt slutdato. Slutdatoen er valgfri, og hvis den efterlades tom, løber servicen indtil, den annulleres.

3) Herefter når du til feltet Gentagelse, hvor du skal specificere, hvor ofte leveringen gentager sig ved at vælge frekvens (dagligt, ugentligt eller månedligt), alt efter hvilket format, der passer bedst til leveringen. Og hertil kan du også vælge et passende tidsrum for servicens levering.

4) Næste step er at tilføje ordrelinjer. Her giver du produktet eller servicen en titel. Du kan skrive fritekst og formulere ordren, så det giver bedst mening for dig og kunden. Du skal herefter vælge antal, enhed og pris. Under enhed kan du igen vælge, om det skal være stk., kg. eller timer, som prisen er baseret på. Hvis det drejer sig om rengøring, kan du for eksempel selv bestemme, om du vil skrive antallet af timer på eller en "stk."-pris for hver rengøring:

Hvis beløbet for månedlig rengøring eksempelvis er 40.000 kroner, kan du derfor udfylde ordren på flere forskellige måder. Eksempelvis:

• Rengøring ugentlig 1 stk. = 10.000 kr. og lave fire ordrelinjer af denne
• Rengøring 20 timer = 10.000 kr. i fire ordrelinjer
• Rengøring månedlig 1 stk. = 40.000 kr. i en enkelt ordrelinje

Du skal være opmærksom på, at dit valg af interval ikke har indflydelse på ordrelinjen. Derfor regner systemet ikke selv prisen ud for månedlig rengøring, hvis du kun laver 1 ordrelinje for ugentlig rengøring, men sætter intervallet til 1 gang hver uge. Den pris, du ser under ordrelinjen, er den månedlige pris uanset, hvordan du indstiller intervallet. For din egen og kundernes skyld bør du derfor dobbelttjekke, at prisen i ordrelinjen hænger sammen med intervallet. Samtidig, hvis ordren ændrer sig i pris eller hyppighed, skal du selv rette det til. Igen, systemet regner det ikke automatisk.

1.2. Engangsopgave 🛍️

Når du udfylder et tilbud på en engangsydelse, som for eksempel besøg af en VVS'er eller opsætning af TV, er det en mere simpel udgave af kontrakten, du skal igennem.

Sådan opretter du en kontrakt for en Engangopgave

1) Først skal du vælge kontrakttypen Engangsopgave

2) Herefter vælger du en startdato, for hvornår servicen påbegyndes og en eventuelt slutdato. Slutdatoen er valgfri, og hvis den efterlades tom, løber servicen indtil, den annulleres.

3) Dernæst skal du skrive ydelsen ind på ordrelinjen og vælge antal, enhed og pris. Enhederne kan igen være stk., time eller kg. Her skal du vælge den, der passer bedst til ydelsen. Hvis der for eksempel er tale om en VVS opgave, vil det måske give bedst mening at sætte enheden til timer og prisen pr. time.

For eksempel kan ordrelinjen se ud som følgende:

"Installation af opvaskemaskine, 2 timer, 750 kr = 1500 kr."

Husk at intervallet i kalenderen ikke er forbundet med ordrelinjen. Du skal derfor være sikker på, at den totale pris fremgår under ordrelinjen, da systemet ikke selv regner den, selvom ordren skal gentages flere gange.

Du kan tilføje så mange ordrelinjer, som du ønsker.

1.3. For alle typer kontrakter 📑

Visse funktioner er tilgængelige for alle typer kontrakter, og kan være til stor gavn for dig i dialogen med kunden.

• Du kan tilføje detaljer om tilbuddet

  → Her kan du eksempelvis forklare Det med småt mere detaljeret eller tilføje vigtige informationer, kunden skal være opmærksom på. Du kan også tilføje en særlig kampagne, såsom et intro tilbud til kunden.

• Du kan tilføje filer

  → Det kan for eksempel være nødvendigt at sende et menuforslag på et frokosttilbud eller en digital rengøringsplan.

• Du kan personalisere dit tilbud

  → Det kan tilføje en video eller en særlig hilsen dedikeret til den specifikke kunde.

• Du kan gemme tilbuddet som kladde

  → Du kan gemme et udkast af tilbudet, hvis du eksempelvis ikke er klar til at sende tilbuddet afsted endnu, eller hvis du vil have det liggende som en standard skabelon. Det gør du blot ved at klikke Gem udkast nederst på siden.