Hvordan ændrer jeg antallet af personer og madvalg til frokost?

Hos Officeguru har vi erfaring med, at antallet af spisende til frokost kan variere alt efter, om man arbejder hjemmefra, er blevet syg, eller har gæster på kontoret. Denne guide vil hjælpe dig med at håndtere dine frokostbestillinger effektivt for at imødekomme disse variationer.

I denne guide vil du lære at:

Tilføje gæster til frokosten på en specifik dag
Ændre i frokostbestillingen for medarbejdere på en specifik dag

OBS: Husk at de fleste leverandører kræver, at ændringer registreres senest 1-2 døgn før. Derudover har vores leverandører et minimum pax-krav, som kun kan annulleres, hvis det afbestilles mindst en måned plus den løbende måned i forvejen.

Sådan tilføjer du gæster til frokosten en specifik dag

Vælg den relevante frokostordning.
Klik på 'Frokostbestilling'.
Klik på blyantikonet på den dag, du vil tilføje gæster.
Herefter kan du tilføje antal af gæster og sætte deres frokostbestilling.

Sådan ændrer du medarbejdernes frokostordre for en specifik dag

Når du ændrer en frokostordre kan du enten fravælge frokosten, eller vælge en anden type mad.

Vælg den relevante frokostordning.
Klik på 'Frokostbestilling'.
Klik på blyantikonet på den dag, du vil ændre bestilling for.
Herefter kan du ændre frokostbestillingen på den dag for hvert enkelt medarbejder.

OBS: Hvis du savner et valg - f.eks. vegetar eller Halal, skal du kontakte din leverandør og bede om at få det på kontrakten før du kan vælge det.

Minimum pax-krav

For at sikre, at leverandører kan planlægge effektivt og minimere madspild, er der et minimum antal måltider (minimum pax) på alle frokostkontrakter. Hvis antallet af bestillinger falder under dette minimum, vil du blive informeret og bedt om at diskutere de næste skridt med din leverandør. Vores leverandører er ofte til at tale med, så I sammen kan finde en god løsning for begge parter.

Ændringer under minimum pax-krav

Ændringer i god tid: Du foretage ændringer uden restriktioner, hvis de laves mere end en måned og løbende måned i forvejen.
Store ændringer tættere på leveringsdatoen: Hvis antallet af måltider ændres til under minimum pax-kravet mindre end løbende måned + en måned før levering, vil du modtage en besked, så du i samarbejde med leverandøren kan finde den bedste løsning. Bemærk, at leverandøren som udgangspunkt har ret til at fakturere for minimums pax-kravet. Dette er for at hjælpe vores leverandører med at sikre stabile ordrer og minimere madspild.

💡 Du finder minimum pax-kravet inde på kontrakten

Hvad med medarbejdermodulet?

Medarbejdere kan stadig justere eller annullere deres bestillinger inden for den sædvanlige 1-2 dages deadline, uanset om bestilte måltider falder under minimum pax-krav.
Hvis det samlede antal bestillinger falder under minimum pax efter deadline, vil du modtage en notifikation om at kontakte din leverandør.

Sådan ændrer du tilkøb på en kontrakt

Du kan nemt ændre antallet af de tilkøb der er tilgængelige på din kontrakt. Husk at hvis du savner et tilkøb på kontrakten, så kontakt leverandøren, så kan de sætte det op for dig.

Vælg den relevante frokostordning.
Klik på 'Frokostbestilling'.
Klik på blyantikonet på den dag, du vil ændre eller tilføje tilkøb.
Herefter kan du ændre antallet af tilkøb for den specifikke dag.

Tips ved ændring i frokostbestillingen

Vær opmærksom på at administratoren altid kan ændre i frokostbestillingen.

Hvis det er første gang, du bruger frokostordningen efter bekræftelsen, vil Medarbejdermodulet være deaktiveret. Lær, hvordan du aktivere medarbejdermodulet her.

Når medarbejdermodulet er aktiveret skal du være opmærksom på at medarbejdernes manuelle ændringer tilsidesætter standardindstillingerne for jeres frokostordning.

⏰ Tidsfrister: Under Frokostordning ser du deadlinen for, hvor lang tid i forvejen, du skal indgive eventuelle ændringer i frokostbestillingen. Disse er fastsat af leverandøren.

👋 Aflysning af en hel dag: Husk at tjekke med din frokostleverandør i god tid, hvis du skal aflyse hele frokosten på en given dag, idet der kan være specifikke annullerings krav.